#SIP COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM

Informasi adalah salah satu dari lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting seiring dengan rumitnya kegiatan bisnis yang setiap saat membutuhkan informasi yang akurat dan demi pelayanan yang memuskan pada para pelanggan. Pengelolaan informasi juga lebih menantang sejalan dengan perkembangan kemampuan komputer saat ini.

Output komputer digunakan oleh berbagai pihak untuk bahan pengambilan keputusan, terutama seorang manajer dalam suatu perusahaan. Saat para manajer melakukan fungsi dan perannya, memerlukan dukungan informasi yang akurat, cepat dan tepat agar dapat melakukan tugasnya secara efektif. Hal ini akan terwujud apabila manajer memiliki keahlian dalam bidang komunikasi dan pemecahan masalah dengan pengetahuan tentang komputer dan informasi. Selanjutnya pengelolaan informasi akan merupakan sebuah sistem, yang saling tergantung sekaligus bersinergi antar berbagai komponen yang membentuk sistem tersebut. Sistem ini dikenal dengan sistem informasi. Karena digunakan untuk membantu manajer dalam mengambil kebijakan maka disebut dengan sistem informasi manajemen.

Akibat perkembangan lembaga yang dikelolanya manajer tidak hanya mengelola sumber daya fisik saja, tetapi juga sumber daya konseptual. Sumber daya konseptual sangat abstrak sehingga sulit untuk dikelola. Cara pengelolaannya adalah dengan mengubah menjadi simbol-simbol yang memiliki value (nilai), sehingga dapat di kalkulasi. Cara pengelolaan sumber daya koseptual ini yang paling tepat adalah dengan menggunakan bantuan mesin, dalam hal ini komputer. Dengan demikian sistem informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola atau berbasis komputer. Sistem informasi berbasis komputer tersebut lebih dikenal sebagai (Computer Based Information System) atau CBIS.

Setiap pimpinan suatu lembaga selalu menggunakan informasi untuk melaksanakan  tugas-tugasnya,  sehingga  subyek  dari  manajemen  informasi bukanlah suatu hal yang baru. Informasi telah ada sejak adanya manusia sampai saat ini dan masa mendatang. Kegunaan informasi juga relatif sama dari waktu ke waktu, yaitu sebagai alat untuk mendukung pengambilan keputusan mulai dari keputusan individual sampai pada tingkatan keputusan seorang manajer profesional pada kalangan lembaga bisnis modern.

Daya dukung informasi terhadap pengambilan keputusan sangat berarti, sehingga cara-cara pengelolaan informasi mulai diperhatikan oleh manusia sejalan dengan perkembangan peradabannya. Dengan demikian apa yang telah dijelaskan di atas sangat tepat bahwa subyek informasi bukanlah suatu hal yang baru, namun cara-cara mengelola informasi agar ada kemudahan dalam memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir inilah yang selalu mengalami perkembangan sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi. Selanjutnya untuk menjawab permasalahan ini diperlukan teknologi yang mumpuni. Inovasi yang sangat memungkinkan untuk mengatasi hal tersebut adalah komputer. Lembaga atau organisasi menajdi semakin sadar bahwa informasi adalah suatu sumber daya yang penting dan sangat strategis, dan komputer dapat mengelola sumber daya tersebut.

Perkembangan program-program komputer yang sengaja dirancang untuk memudahkan manajemen dalam mengelola informasi sangat pesat. Aplikasi di berbagai bidangpun semakin luas, terutama aplikasi di bidang bisnis yang dimaklumi sebagai indikator kemajuan suatu peradaban manusia. Pada dunia bisnis dikenal beberapa jenis aplikasi program komputer untuk mendukung kinerja suatu lembaga bisnis, seperti aplikasi yang berkaitan dengan penanganan transaksi akuntansi, aplikasi yang berkaitan dengan bidang manajemen sumber daya manusia, aplikasi yang berkaitan dengan bidang pengambilan keputusan, aplikasi yang berkaitan dengan bidang informasi manajemen, bahkan sampai pada kantor maya (virtual office), dan sistem berbasis pengetahuan (knowledge based system). Seluruh aplikasi program komputer atau lebih dikenal dengan software di bidang bisnis tersebut lebih dikenal dengan istilah sitem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System) atau CBIS.

 Apa itu CBIS?

Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis komputer” sebagai kata kuncinya.

Data

Menurut berbagai kamus bahasa Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata “datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Data merupakan deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data adalah fakta yang jelas lingkup, tempat, dan waktunya. Data diperoleh dari sumber data primer atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu informasi.

Sistem

Sistem adalah kumpulan dari beberapa elemen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan (processing) dan keluaran (output). Elemen-elemen sistem secara garis besar dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu :

1. Komponen sistem

2. Batasan sistem

3. Lingkungan luar sistem

4. Penghubung sistem

5. Masukan sistem

6. Keluaran sistem

7. Pengolahan sistem

8. Sasaran sistem

 Informasi

Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.

1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

4. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Kualitas informasi sangat dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal, yaitu :

a. Relevan (Relevancy)

b. Akurat (Accurancy)

c. Tepat waktu (Time liness)

d. Ekonomis (Economy)

e. Efisien (Efficiency)

f.  Ketersediaan (Availability)

g. Dapat dipercaya (Reliability)

Sistem Informasi

Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub-sistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.

 Berbasis Komputer

Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Kontribusi CBIS

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.

Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

-  penghematan waktu (time saving) 
- penghematan biaya (cost saving
- peningkatan efektivitas (effectiveness)

- pengembangan teknologi (technology development)
- pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)

Dengan berbagai manfaat dan kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan dalam arena kompetisi yang semakin ketat.

Model Sistem Informasi Berbasis Komputer

Manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi. Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari area aplikasi berbasis komputer – SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan. Istilah sistem informasi berbasis komputer digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.

Pada gambar diperlihatkan bahwa seorang manajer menggunakan informasi untuk membuat suatu keputusan dalam memecahkan suatu masalah. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh suatu pengolah informasi (SI akuntansi, SIM, DSS, OA, dan ES), dimana CBIS digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.

Mencapai CBIS

Setiap subsistem CBIS menyerupai suatu organisme hidup–lahir, bertumbuh menjadi matang, berfungsi dan akhirnya mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem (system life cycle – SLC) dan terdiri dari tahap-tahap seperti perencanaan, analisis, rancangan, penerapan dan penggunaan.

Mengelola CBIS 

Pada dasarnya pemakai bertanggung jawab atas siklus hidup sistem. Penekanan pemakai disini adalah manajer. Karena itu tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer. Manajer ini adalah manajer dari unit organisasi tempat diaplikasikannya komputer dan dapat ditempatkan dimana saja di dalam perusahaan.

Seiring dengan berkembangnya CBIS, manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.

        Daftar Pustaka

Kadir, A. (2003). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Kumorotomo, W., & Martono, S. A. (2001). Sistem informasi manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.

Moekijat. (1988). Sistem informasi manajemen. Bandung: CV Remaja Karya.

Siagian, S. P. (1984). Sistem informasi untuk pengambilan keputusan. Jakarta: Gunung Agung.

Yogiyantoro, H. M. (1990). Analisis dan desain sistem informasi: Pendekatan terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset.