Informasi adalah salah satu dari
lima jenis utama sumber daya yang dapat dipakai oleh manajer. Semua sumber daya
termasuk informasi dapat dikelola. Pengelolaan informasi semakin penting
seiring dengan rumitnya kegiatan bisnis yang setiap saat membutuhkan informasi
yang akurat dan demi pelayanan yang memuskan pada para pelanggan. Pengelolaan
informasi juga lebih menantang sejalan dengan perkembangan kemampuan komputer
saat ini.
Output komputer
digunakan oleh berbagai pihak untuk bahan pengambilan keputusan,
terutama seorang manajer dalam suatu perusahaan. Saat para manajer melakukan
fungsi dan perannya, memerlukan dukungan informasi yang akurat, cepat dan tepat
agar dapat melakukan tugasnya secara efektif. Hal ini akan terwujud apabila
manajer memiliki keahlian dalam bidang komunikasi dan pemecahan masalah dengan
pengetahuan tentang komputer dan informasi. Selanjutnya pengelolaan informasi
akan merupakan sebuah sistem, yang saling tergantung sekaligus bersinergi antar
berbagai komponen yang membentuk sistem tersebut. Sistem ini dikenal dengan sistem
informasi. Karena digunakan untuk membantu manajer dalam mengambil kebijakan
maka disebut dengan sistem informasi manajemen.
Akibat perkembangan lembaga yang
dikelolanya manajer tidak hanya mengelola sumber daya fisik saja, tetapi juga
sumber daya konseptual. Sumber daya konseptual sangat abstrak sehingga sulit
untuk dikelola. Cara pengelolaannya adalah dengan mengubah menjadi
simbol-simbol yang memiliki value (nilai), sehingga dapat di kalkulasi.
Cara pengelolaan sumber daya koseptual ini yang paling tepat adalah dengan
menggunakan bantuan mesin, dalam hal ini komputer. Dengan demikian sistem
informasi manajemen akan lebih efektif apabila dikelola atau berbasis komputer.
Sistem informasi berbasis komputer tersebut lebih dikenal sebagai (Computer
Based Information System) atau CBIS.
Setiap pimpinan suatu lembaga selalu menggunakan informasi untuk melaksanakan tugas-tugasnya, sehingga
subyek dari manajemen
informasi
bukanlah suatu hal yang baru. Informasi telah ada sejak adanya manusia
sampai
saat ini dan masa mendatang. Kegunaan informasi juga relatif sama dari
waktu ke waktu, yaitu sebagai alat untuk
mendukung pengambilan keputusan mulai dari keputusan individual sampai pada
tingkatan keputusan seorang manajer profesional pada kalangan lembaga bisnis
modern.
Daya dukung informasi terhadap
pengambilan keputusan sangat berarti, sehingga cara-cara pengelolaan informasi
mulai diperhatikan oleh manusia sejalan dengan perkembangan peradabannya.
Dengan demikian apa yang telah dijelaskan di atas sangat tepat bahwa subyek
informasi bukanlah suatu hal yang baru, namun cara-cara mengelola informasi
agar ada kemudahan dalam memperoleh informasi yang akurat dan mutakhir inilah
yang selalu mengalami perkembangan sesuai dengan perkembangan ilmu dan
teknologi. Selanjutnya untuk menjawab permasalahan ini diperlukan teknologi
yang mumpuni. Inovasi yang sangat memungkinkan untuk mengatasi hal tersebut
adalah komputer. Lembaga atau organisasi menajdi semakin sadar bahwa informasi
adalah suatu sumber daya yang penting dan sangat strategis, dan komputer dapat
mengelola sumber daya tersebut.
Perkembangan program-program
komputer yang sengaja dirancang untuk memudahkan manajemen dalam mengelola
informasi sangat pesat. Aplikasi di berbagai bidangpun semakin luas, terutama
aplikasi di bidang bisnis yang dimaklumi sebagai indikator kemajuan suatu peradaban
manusia. Pada dunia bisnis dikenal beberapa jenis aplikasi program komputer
untuk mendukung kinerja suatu lembaga bisnis, seperti aplikasi yang berkaitan
dengan penanganan transaksi akuntansi, aplikasi yang berkaitan dengan bidang
manajemen sumber daya manusia, aplikasi yang berkaitan dengan bidang
pengambilan keputusan, aplikasi yang berkaitan dengan bidang informasi
manajemen, bahkan sampai pada kantor maya (virtual office), dan sistem berbasis
pengetahuan (knowledge based system). Seluruh aplikasi program komputer atau
lebih dikenal dengan software di bidang bisnis tersebut lebih dikenal dengan
istilah sitem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System) atau CBIS.
Apa itu CBIS?
Computer Based Information System
(CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis
Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang
berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan.
Beberapa istilah yang terkait dengan CBIS yang akan dibahas pada bagian ini
antara lain adalah data, informasi, sistem, sistem informasi dan “basis
komputer” sebagai kata kuncinya.
Data
Menurut berbagai kamus bahasa
Inggris-Indonesia, data diterjemahkan sebagai istilah yang berasal dari kata
“datum” yang berarti fakta atau bahan-bahan keterangan. Data merupakan
deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi. Data adalah fakta yang
jelas lingkup, tempat, dan waktunya. Data diperoleh dari sumber data primer
atau sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Jadi pada
intinya, data merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian dan
merupakan kesatuan nyata yang nantinya akan digunakan sebagai bahan dasar suatu
informasi.
Sistem
Sistem adalah kumpulan dari beberapa
elemen yang saling berintegrasi untuk mencapai tujuan tertentu. Elemen-elemen
yang mewakili suatu sistem secara umum adalah masukan (input), pengolahan
(processing) dan keluaran (output). Elemen-elemen sistem secara garis besar
dapat digambarkan sebagai berikut :
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat
– sifat tertentu, yaitu :
1. Komponen sistem
2. Batasan sistem
3. Lingkungan luar sistem
4. Penghubung sistem
5. Masukan sistem
6. Keluaran sistem
7. Pengolahan sistem
8. Sasaran sistem
Informasi
Berikut juga akan disampaikan
pengertian informasi dari berbagai sumber.
1. Menurut
Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual
Foundations, Structures, and Development menyebut informasi sebagai data yang
telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa
nilai yang dapat dipahami di dalam keputusan sekarang maupun masa depan.
2. Menurut
Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business
Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan
hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang
menerimanya.
3. Menurut
Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems,
menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah
pengetahuan bagi penggunanya.
4. Menurut
Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information
Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau
bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan
bisnis.
Dari keempat pengertian seperti
tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari
pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat
bantu untuk pengambilan suatu keputusan.
Kualitas informasi sangat
dipengaruhi atau ditentukan oleh beberapa hal, yaitu :
a.
Relevan (Relevancy)
b.
Akurat (Accurancy)
c.
Tepat waktu (Time liness)
d.
Ekonomis (Economy)
e.
Efisien (Efficiency)
f. Ketersediaan (Availability)
g.
Dapat dipercaya (Reliability)
Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem
pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar sub-sistemnya,
sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat,
cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer
Sistem Informasi “berbasis komputer”
mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem
informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus
menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin
sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa
adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya
selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi
yang berbasis pada komputer.
Kontribusi CBIS
Saat ini sistem informasi merupakan
isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena
tujuan dari pengendalian manajemen adalah untuk membantu manajemen dalam
mengkoordinasi subunit-sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian
tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari
definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua
proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan
dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan
sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :
- penghematan
waktu (time saving)
- penghematan biaya (cost saving
- peningkatan efektivitas (effectiveness)
- penghematan biaya (cost saving
- peningkatan efektivitas (effectiveness)
- pengembangan
teknologi (technology development)
- pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)
- pengembangan personel akuntansi (accounting staff development)
Dengan berbagai manfaat dan
kontribusi yang diberikan tersebut, diharapkan setiap perusahaan dapat bertahan
dalam arena kompetisi yang semakin ketat.
Model Sistem Informasi Berbasis Komputer
Manajer membuat keputusan untuk
memecahkan masalah, dan informasi digunakan dalam membuat keputusan. Informasi
disajikan dalam bentuk lisan maupun tertulis oleh suatu pengolah informasi.
Porsi komputer dalam pengolah informasi terdiri dari area aplikasi berbasis
komputer – SIA, SIM, DSS, kantor virtual dan sistem berbasis pengetahuan.
Istilah sistem informasi berbasis komputer digunakan untuk menggambarkan lima
subsistem yang menggunakan komputer.
Pada gambar diperlihatkan bahwa
seorang manajer menggunakan informasi untuk membuat suatu keputusan dalam
memecahkan suatu masalah. Informasi disajikan secara lisan atau tulisan oleh
suatu pengolah informasi (SI akuntansi, SIM, DSS, OA, dan ES), dimana CBIS
digunakan untuk menggambarkan lima subsistem yang menggunakan komputer.
Mencapai CBIS
Setiap subsistem CBIS menyerupai
suatu organisme hidup–lahir, bertumbuh menjadi matang, berfungsi dan akhirnya
mati. Proses evolusi ini disebut siklus hidup sistem (system life cycle – SLC)
dan terdiri dari tahap-tahap seperti perencanaan, analisis, rancangan,
penerapan dan penggunaan.
Mengelola CBIS
Pada dasarnya pemakai bertanggung
jawab atas siklus hidup sistem. Penekanan pemakai disini adalah manajer. Karena
itu tanggung jawab untuk mengelola CBIS ditugaskan pada manajer. Manajer ini
adalah manajer dari unit organisasi tempat diaplikasikannya komputer dan dapat
ditempatkan dimana saja di dalam perusahaan.
Seiring dengan berkembangnya CBIS,
manajer merencanakan siklus hidup dan mengatur para spesialis informasi yang
terlibat. Setelah penerapan, manajer mengendalikan CBIS untuk memastikan bahwa
sistem tersebut terus menyediakan dukungan yang diharapkan.
Daftar Pustaka
Kadir, A. (2003). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta:
Andi Offset.
Kumorotomo, W., & Martono, S. A.
(2001). Sistem informasi manajemen.
Yogyakarta: Gadjah Mada University Press.
Moekijat. (1988). Sistem informasi manajemen. Bandung: CV
Remaja Karya.
Siagian, S. P. (1984). Sistem informasi untuk pengambilan keputusan.
Jakarta: Gunung Agung.
Yogiyantoro, H. M. (1990). Analisis dan desain sistem informasi:
Pendekatan terstruktur. Yogyakarta: Andi Offset.
0 komentar:
Posting Komentar