#SIP LINGKUP DATA COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM

  A.   HIERARKI DATA

Hierarki data adalah urutan sebuah data. Hierarki membentuk sesuatu pada beberapa aturan yang khusus atau berdasarkan peringkat. Berdasarkan tingkat kompleksitas nilai data, tingkatan data dapat disusun kedalam sebuah hierarki, mulai dari yang paling sederhana hingga yang paling komplek.

Data harus disusun secara teratur agar pengolahannya dapat dilakukan dengan baik dan efisien. Pengorganisasian data dapat dibagi dalam enam tingkatan, yaitu :

  a.     Bit

Bit adalah kependekan dari "Binary Digit", yang berarti digit biner. Binary digit adalah unit satuan terkecil dalam komputasi digital.

Komputer tidak menggunakan angka desimal untuk menyimpan data. Semua data komputer disimpan dalam angka-angka biner. Hanya 2 nilai berbeda yang bisa dinyatakan satu bit, entah nilai 0 atau nilai 1. Dalam telekomunikasi digital juga demikian, semua level tegangan diubah menjadi bentuk data biner.

Istilah "binary digit" atau "bit" diperkenalkan oleh John Tukey di tahun 1947, saat itu ia bekerja sebagai seorang ilmuwan di Bell Laboratories. Sejak saat itu istilah 'bit' terus digunakan di dunia komputer.

Sistem angka biner merupakan dasar dasar yang dapat digunakan untuk komunikasi antara manusia dan mesin (komputer) yang merupakan sekumpulan komponen elektronik dan hanya dapat membedakan dua keadaan saja (on dan off).

 b.     Byte

Byte adalah satuan informasi yang lebih besar dari bit. Istilah byte pertama diciptakan dan digunakan oleh Dr. Werner Buccholz di tahun 1956, saat itu ia bekerja sebagai seorang ilmuwan di IBM.

Bagian terkecil yang dapat dialamatkan dalam memori. Byte merupakan sekumpulan bit yang secara konvensional terdiri atas kombinasi delapan bit. Satu byte digunakan untuk mengkodekan satu buah karakter dalam memori. Contoh: Kode Ascii untuk J ialah 10101010. Jadi byte adalah kumpulan bit yang membentuk satu karakter (huruf, angka, atau tanda). Dengan kombinasi 8 bit, dapat diperoleh 256 karakter (= 2 pangkat 8).

  c.      Field atau Kolom

Field adalah kumpulan dari karakter yang membentuk satu arti, maka jika terdapat field misalnya seperti nomer barang atau nama barang, maka yang dipaparkan dalam field tersebut harus yang berkaitan dengan nomer barang dan nama barang. Atau definisi field yang lainnya yaitu tempat atau kolom yang terdapat dalam suatu table untuk mengisikan nama-nama (data) field yang akan di isikan. Contoh: Joni yang merupakan field nama.  Jadi field ibarat kumpulan karakter yang membentuk suatu kata.

  d.     Record atau baris

Record adalah kumpulan field yang sangat lengkap, dan biasanya dihitung dalam satuan baris.

Kumpulan item yang secara logic saling berhubungan. Setiap record dapat dikenali oleh sesuatu yang mengenalinya, yaitu field kunci. Jadi, record ibarat kumpulan kata yang membentuk satu kalimat yang berarti. 

Record

  e.      File atau Tabel

File adalah kumpulan berbagai informasi yang berhubungan dan juga tersimpan di dalam secondary storage, secara konsep file memiliki beberapa tipe ada yang bertipe. Data terdiri dari numeric, character dan binary. Lalu ada juga file yang bertipe program. File adalah arsip ataupun data yang tersimpan di dalam komputer.

File di komputer pada umumnya disimpan di dalam suatu folder tertentu tergantung si pemilik komputer tersebut ingin dimana ia menyimpannya, setiap file memiliki ekstensi masing-masing tergantung jenis file itu sendiri. Ekstensi file adalah sebagai tanda yang membedakan jenis-jenis dari file.

File 

Berikut ini contoh jenis file dan macam-macam ekstensinya:

Sistem = sys, com, bak, bat, tmp, dan exe.

Video = avi, KV, mpg, mpeg, wmv, 3gp, dan flv.

Dokumen = html, doc, odt, xls, ods, dan pdf.

Suara = wav, rm, mp3, dan midi.

Gambar = jpeg, jpg, gif, png tif dan tiff.

Tabel adalah merupakan kumpulan dari beberapa record dan juga field. File adalah terdiri dari record-record yang menggambarkan dari satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya seperti file nama barang berisikan data tentang semua nama barang yang ada.

  f.       Database

Data adalah kumpulan fakta atau kejadian yang digunakan sebagai penyelesaian masalah dalam bentuk informasi. Pengertian basis data (database) adalah basis data yang terdiri dari dua kata, yaitu kata basis dan data. Basis dapat di artikan markas ataupun gudang, maupun tempat berkumpul.

Kumpulan file-file yang berhubungan secara logis dan digunakan secara rutin pada operasi-operasi sistem informasi manajemen. Semua database umumnya berisi elemen-elemen data yang disusun ke dalam file-file yang diorganisasikan berdasarkan sebuah skema atau struktur tertentu, tersimpan di hardware komputer dan dengan software untuk melakukan manipulasi data untuk kegunaan tertentu. Suatu database adalah menunjukkan suatu kumpulan tabel yang dipakai dalam suatu lingkup perusahaan atau instansi untuk tujuan tertentu. Contoh suatu database adalah database akademik yang berisi file-file: mahasiswa, dosen, kurikulum, dan jadwal yang diperlukan untuk mendukung operasi sistim informasi akademik. 

Database

B.   METODE PENYIMPANAN

a.  Media Penyimpanan

1.     Primary Memory

Primary memory merupakan primary storage atau internal storage. Ada 4 bagian di dalam primary storage, yaitu :

a. Input storage area : Untuk menampung data yang dibaca.

b. Program storage area : Penyimpanan instruksi-instruksi untuk pengolahan.

c. Working storage area : Tempat dimana pemrosesan data dilakukan.

d. Output storage area : Penyimpanan informasi yang telah diolah untuk sementara waktu sebelum disalurkan ke alat-alat output.

Primary memory komputer terdiri dari 2 bagian, yaitu :

   1) RAM (Random Acces Memory)

Bagian dari main memory, yang dapat kita isi dengan data atau program dari disket atau sumber lain. Dimana data-data dapat ditulis maupun dibaca pada lokasi dimana saja didalam memori.

   2) ROM (Read Only Memory)

Memori yang hanya dapat dibaca. Pengisian ROM dengan program maupun data, dikerjakan oleh pabrik. ROM biasanya sudah ditulisi program maupun data dari pabrik dengan tujuan-tujuan khusus. Misalnya : Diisi penterjemah dalam bahasa BASIC.

2. Secondary Memory

Memori pada CPU sangat terbatas sekali dan hanya dapat menyimpan informasi untuk sementara waktu. Karena itu alat penyimpanan data yang permanen sangat diperlukan. Informasi yang disimpan pada alat-alat tersebut dapat diambil dan ditransfer pada CPU pada saat diperlukan. Alat tersebut dinamakan secondary memory/ auxiliary memory atau backing storage. Jenis-jenis secondary storage, yaitu :

1) Serial/Sequential Access Storage Device (SASD)

Prosesnya lambat karena untuk mencari data tertentu harus selalu dimulai dari awal. Sudah jarang dipakai dan umumnya hanya untuk back up data seperti magnetic tape. Contoh : Magnetic Tape, Punched Card, Punched Paper Tape.

a. Magnetic Tape

Magnetic tape adalah model pertama dari secondary memory. Tape ini juga dipakai untuk alat input/output dimana informasi dimasukkan ke CPU dari tape dan informasi diambil dari CPU lalu disimpan pada tape lainnya. Panjang tape pada umumnya 2400 feet, lebarnya 0.5 inch dan tebalnya 2 mm. Data disimpan dalam bintik kecil yang bermagnit dan tidak tampak pada bahan plastik yang dilapisi ferroksida. Fleksibel plastiknya disebut mylar. Mekanisme aksesnya adalah tape drive. Jumlah data yang ditampung tergantung pada model tape yang digunakan. Untuk tape yang panjangnya 2400 feet, dapat menampung kira-kira 23.000.000 karakter. Penyimpanan data pada tape adalah dengan cara sekuensial.

Keuntungan penggunaan magnetic tape 

– Panjang record tidak terbatas.

– Density data tinggi.

– Volume penyimpanan datanya besar dan harganya murah.

– Kecepatan transfer data tinggi.

– Sangat efisien bila semua atau kebanyakan record dari sebuah tape file memerlukan pemrosesan seluruhnya.

Kekurangan penggunaan magnetic tape

– Akses langsung terhadap record lambat.

– Masalah lingkungan.

– Memerlukan penafsiran terhadap mesin.

– Proses harus sekuensial.

2) Direct Access Storage Device (DASD)

DASD atau media penyimpanan akses langsung adalah media arsip utama yang baik, arsip utama adalah gambaran konseptual dari salah satu sumber daya perusahaan atau unsur lingkungan. Penggunaan DASD lainnya yang populer adalah media penyimpanan sementara yang berfungsi untuk menampung data semi-terproses, misalnya data dapat di transfer dari satu program ke program lainnya dalam bentuk piringan. Dalam pengambilan data tertentu tidak perlu dicari dari awal, tetapi bisa langsung ke data yang dituju. Oleh karena itu, prosesnya lebih cepat dibanding SASD. Contoh : Magnetic Disk, Floppy Disk, Mass Storage.

a. Magnetic Disk

RAMAC (Random Access) adalah DASD pertama yang dibuat oleh industri komputer. Pada magnetic disk kecepatan rata-rata rotasi piringannya sangat tinggi. Access arm dengan read/write head yang posisinya diantara piringanpiringan, dimana pengambilan dan penyimpanan representasi datanya pada permukaan piringan. Data disimpan dalam track.

    Karakteristik secara fisik pada magnetic disk :

– Disk pack adalah jenis alat penyimpanan pada magnetic disk, yang terdiri dari beberapa tumpukan piringan alumunium.

– Dalam sebuah pack/tumpukan umumnya terdiri dari 11 piringan, setiap piringan diameternya 14 inch (8 inch pada minidisk) dan menyerupai piringan hitam.

– Permukaannya dilapisi dengan metal oxide film yang mengandung magnetisasi seperti pada magnetic tape. Banyaknya track pada piringan menunjukkan karakteristik penyimpanan pada lapisan permukaan, kapasitas disk drive dan mekanisme akses.

– Disk mempunyai 200-800 track per permukaan (banyaknya track pada piringan adalah tetap). Pada disk pack yang terdiri dari 11 piringan mempunyai 20 permukaan untuk menyimpan data.

– Kedua sisi dari setiap piringan digunakan untuk menyimpan data, kecuali pada permukaan yang paling atas dan paling bawah tidak digunakan untuk menyimpan data, karena pada bagian tersebut lebih mudah terkena kotoran/debu dari pada permukaan yang di dalam. Arm pada permukaan luar hanya dapat mengakses separuh data.

– Untuk mengakses, disk pack disusun pada disk drive yang didalamnya mempunyai sebuah controller, access arm, read/write head dan mekanisme untuk rotasi pack.

     Keuntungan penggunaan magnetic disk

– Akses terhadap suatu record dapat dilakukan secara sekuensial atau direct.

– Waktu yang dibutuhkan untuk mengakses suatu record lebih cepat.

– Respon time cepat.

    
    Keterbatasan penggunaan magnetic disk

– Harga lebih mahal

C.   PEMROSESAN DATA

Pemrosesan data adalah jenis pemrosesan yang dapat mengubah data menjadi infromasi atau pengetahuan. Pemrosesan data ini sering menggunakan komputer sehingga bisa berjalan secara otomatis. Setelah diolah, data ini biasanya mempunyai nilai yang otomatif jika dinyatakan dan dikemas secara terorganisir dan rapi.

Berikut adalah teknik-teknik pengolahan data atau pemrosesan data:

  a.     Batch Processing

Batch processing adalah suatu model pengolahan data, dengan menghimpun data terlebih dahulu, dan diatur pengelompokkan datanya dalam kelompok-kelompok yang disebut batch. Tiap batch ditandai dengan identitas tertentu, serta informasi mengenai data-data yang terdapat dalam batch tersebut. Setelah data-data tersebut terkumpul dalam jumlah tertentu, data-data tersebut akan langsung diproses.

Contoh dari penggunaan batch processing adalah e-mail dan transaksi batch processing. Dalam suatu sistem batch processing, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, dilakukan validasi tertentu, dan ditambahkan ke transaction file yang berisi transaksi lain, dan kemudian dientri ke dalam sistem secara periodik. Di waktu kemudian, selama siklus pengolahan berikutnya, transaction file dapat divalidasi lebih lanjut dan kemudian digunakan untuk meng-up date master file yang berkaitan.

    Penggunaan umum batch processing :

• Pengolahan data : Jadwal batch pengolahan khas termasuk akhir hari pelapor (EOD).
• Percetakan : Sebuah prosedur batch processing populer komputerisasi sedang mencetak
• Database : Batch processing juga digunakan untuk update database massal yang efisien dan pengolahan transaksi otomatis, sebagai kontras dengan proses transaksi interaktif online (OLTP) aplikasi.
• Gambar : Batch processing sering digunakan untuk melakukan berbagai operasi dengan gambar digital.
• Konversi : Batch processing juga digunakan untuk mengkonversi beberapa file komputer dari satu format yang lain.

Kelebihan :

• Hal ini memungkinkan berbagi sumber daya komputer antara banyak pengguna dan program
• Ini menggeser waktu pemrosesan pekerjaan untuk saat sumber daya komputasi kurang sibuk
• Menghindari diparkir sumber daya komputasi dengan intervensi manual oleh menit-menit dan pengawasan
• Dengan menjaga tingkat pemanfaatan yang tinggi secara keseluruhan, lebih baik lurus mengamortisasi biaya komputer, terutama salah satu yang mahal.

Kekurangan :

• Manajemen tidak selalu memiliki informasi mutakhir yang menggambarkan sistem fisik.
• Batch processing bukan sebuah proses transaksi.
• Batch processing melibatkan beberapa proses transaksi pada saat yang sama, dan hasil dari setiap transaksi tidak langsung tersedia saat transaksi sedang dimasukkan, ada waktu tunda.

  b.     On-Line Processing

Merupakan sebuah sistem yang mengaktifkan semua periferal sebagai pemasok data, dalam kendali komputer induk. Informasi-informasi yang muncul merupakan refleksi dari kondisi data yang paling mutakhir, karena setiap perkembangan data baru akan terus diupdatekan ke data induk.

On-Line Transaction Processing (OLTP) adalah sebuah istilah dalam data warehouse, OLTP sendiri adalah suatu kegiatan atau sebuah proses database dalam menyimpan data dalam hal kegiatan operasional transaksi yang dilakukan setiap hari. Dalam kegiatan ini, cara kerja OLTP, operator menginputkan data-data transaksi yang dilakukan setiap hari, kemudai data-data itu disimpan di database.

Salah satu contoh penggunaan online processing adalah transaksi online (E-commerce, Ebay, Internet Banking, Reservation Ticket, Pendaftaran Online). Dalam sistem pengolahan online, transaksi secara individual dientri melalui peralatan terminal, divalidasi dan digunakan untuk meng-update dengan segera file komputer. Hasil pengolahan ini kemudian tersedia segera untuk permintaan keterangan atau laporan.

Kelebihan :

• Menyediakan suatu informasi yang up to date
• Menyediakan suatu proses kontrol lebih awal
• Meniadakan proses sortir dan pengubahan data
• Efektif dan efisien waktu karena data transaksi disimpan setiap hari, sehingga tidak ada penumpukkan data yang belum disimpan, serta data sistematis dalam warehouse karena data disimpan setiap tanggal transaksi.

Kekurangan :

• Membutuhkan peralatan yang lebih mahal
• Tidak dapat menggunakan batch kontrol

c. Real Time Processing

Mekanisme pengontrolan, perekaman data, pemrosesan yang sangat cepat sehingga output yang dihasilkan dapat diterima dalam waktu yang relatif sama. Real time processing berinteraksi langsung dengan pemakai dan lingkungan yang dipetakan.

Prosedur manual mempunyai kecenderungan untuk menghasilkan kesalahan kritis, seperti nomor rekening yang salah, nomor persediaan yang tidak valid, dan salah dalam melakukan perhitungan harga.

Pemrosesan data tidak boleh ditunda karena waktu sangat kritis, penundaan pengolahan dapat mengakibatkan sesuatu yang fatal. Misalnya pengolahan data hasil pemantauan aktivitas gunung berapi.

Berdasarkan batasan waktu yang dimilikinya, real time system ini dibagi atas:

• Hard real time
• Soft real time
• Firm real time

Komponen dari real time system ini adalah:

• Perangkat keras
• Sistem operasi
• Bahasa pemrograman 
• Sistem komunikasi

Kelebihan : 

• Pemrosesan real time akan sangat menyederhanakan siklus kas perusahaan
• Pemrosesan real time memberikan perusahaan keuntungan persaingan pada pasar

Daftar Pustaka

Bernstein, P. A., & Newcomer, E. (2009). Principles of transaction processing. United Kingdom: Computer Science Press.

Djahir, Y., & Pratita, D. (2015). Bahan ajar sistem informasi manajemen. Yogyakarta: Budi Utama.

Fatta, Al. Hanif . (2007). Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta: Andi Offset

Jimmy L. G. (2008). Sistem informasi  manajemen: Pemahaman dan aplikasi. Grasindo.

McLeod, Schell, George P. (2008). Management information system. Jakarta: Salemba Empat.

Sulianta, F. (2008). Komputer Forensik. Jakarta: PT. Gramedia.

Sulianta, F. (2010).  IT ergonomics. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

Suyanto, M. (2005). Multimedia alat untuk meningkatkan keunggulan bersaing. Yogyakarta: Andi Offset.

Suyanto, M. (2005). Pengantar teknologi informasi untuk bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.

Ukar, K. (2006). Pengenalan komputer. Jakarta: PT Elex Media Komputindo.

#SIP EVOLUSI COMPUTER BASED INFORMATION SYSTEM

Aplikasi komputer pertama sebagai suatu sistem informasi disebut sebagai sistem informasi manajemen (Management Information Systems/MIS), selanjutnya secara berturut-turut diikuti oleh sistem pendukung keputusan (Decission Support Systems/DSS), otomatisasi perkantoran (Office Automation/OA), dan sistem pakar (Expert System/ES). Aplikasi-aplikasi tersebut membentuk sistem informasi berbasis komputer (Computer Based Information System/CBIS). Secara ringkas evolusi CBIS adalah sebagai berikut:

A.  Fokus Awal pada Data

Selama paruh awal abad 20, saat punched card dan key driven boo kkeeping machines berada pada masa jayanya, perusahaan-perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajer. Praktek ini diteruskan hingga komputer generasi pertama yang terbatas untuk aplikasi akuntansi (Sistem Informasi Akuntansi/SIA/Accounting Information System) dengan nama pengolahan data elektronik (Electronic Data Processing/EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan telah disingkat menjadi pengolahan data (Data Processing/DP).

Nama yang diberikan untuk aplikasi akuntansi berbasis komputer awal ini adalah pengolahan data elektronik (Electronic Data Processing – EDP). Istilah EDP tidak lagi populer dan disingkat menjadi data processing (DP). Kemudian digunakan istilah SIA (Sistem Informasi Akuntansi) untuk menggambarkan sistem yang memproses aplikasi pengolahan data perusahaan. 

  B. Fokus Baru pada Informasi

Suatu sistem berbasis database komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa, pengertian dari SIM. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas formal perusahaan. Konsep SIM ini menyatakan bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.

Elemen-elemen SIM :

·        Hardware

Salah satu komponen dari sebuah komputer yang sifat alat nya bisa dilihat dan diraba secara langsung atau yang berbentuk nyata, yang berfungsi untuk mendukung proses komputerisasi.

Hardware

·        Software

Sekumpulan data-data elektronik yang tersimpan dan diatur oleh komputer yang berupa program atau instruksi untuk menjalankan dan mengeksekusi suatu perintah.

Software

·        Prosedur

Prosedur merupakan eleman fisik. Hal ini disebabkan karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik, seperti buku panduan dan instruksi. Ada 3 jenis prosedur yang dibutuhkan, yaitu : instruksi untuk pemakai, instruksi pemakaian masukan dan instruksi karyawan untuk pemakaian komputer.

·        Database

Kumpulan informasi yang disimpan di dalam komputer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program komputer untuk memperoleh informasi dari database tersebut.

·        Model

Model adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu. Model mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut dengan entitas (entity). Manajer menggunakan model untuk memecahkan permasalahan.

Tujuan SIM adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan sub unit organisasional perusahaan.

C.  Fokus Revisi pada Pendukung Keputusan

Suatu sistem interaktif yang mendukung keputusan dalam proses pengambilan keputusan melalui alternatif-alternatif yang diperoleh dari hasil pengolahan data, informasi dan rancangan model.

Dalam upaya memecahkan masalah seorang problem solving akan banyak membuat keputusan. Keputusan harus diambil untuk menghindari atau mengurangi dampak negatif atau untuk memanfaatkan peluang.

Munculnya  konsep  sistem  pendukung  keputusan  (Decision  Support System – DSS). DSS merupakan sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat manajer. Konsep DSS adalah sistem penghasil informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus dipecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus dibuat oleh manajer. Disini, SIM dipandang sebagai suatu sistem penghasil informasi yang mendukung sekelompok manajer secara umum yang mewakili suatu unit organisasi seperti suatu tingkat manajemen atau suatu area fungsional. Sedangkan DSS dimaksudkan untuk mendukung satu orang manajer secara khusus.

Karakteristik sistem pendukung keputusan :

·  Mendukung proses pengambilan keputusan, menitik beratkan pada management by perception

·        Adanya interface manusia/ mesin dimana manusia (user) tetap memegang kontrol proses pengambilan keputusan

·        Mendukung pengambilan keputusan untuk membahas masalah terstruktur, semi terstruktur  dan tidak terstruktur

·   Memiliki kapasitas dialog untuk memperoleh informasi sesuai dengan kebutuhan

·        Membutuhkan struktur data komprehensif yang dapat melayani kebutuhan informasi seluruh tingkatan manajemen

Tujuan :

·        Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan dan bukan peningkatan efisiennya.

·        Memberikan dukungan pembuatan keputusan kepada manajer pada semua tingkat dengan membantu integrasi antar tingkat.

·    Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi/ tidak terstruktur.

A.        Fokus Sekarang pada Komunikasi 

Fokus pada aplikasi perkantoran yang disebut otomatisasi kantor (Office Automation – OA). OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat-alat elektronik.

Otomatisasi kantor berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh (teleconferencing), voice mail, electronic mail, facsimile transmission dan dekstop publishing. Digunakan istilah kantor maya (virtual office) untuk menggambarkan semua aplikasi otomatisasi kantor.

Automasi kantor kini disebut dengan istilah kantor virtual, mencakup semua sistem elektronik formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi ke dan dari orang–orang didalam maupun diluar perusahaan. Pengguna OA dibagi menjadi empat kategori, yaitu:

• Manajer, yang bertanggung jawab dalam mengelola sumber daya perusahaan.
• Profesional, tidak mengelola tetapi menyumbangkan keahlian khusus yang  membedakan mereka dengan sekretaris dan pegawai administrasi.
• Sekretaris, ditugaskan untuk membantu pekerja terdidik (manajer & profesional) untuk melaksanakan berbagai tugas korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
• Pegawai administrasi, melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengioperasikan mesin fotokopi, menyususn dokumen, menyimpan dokumen, dan mengirim surat.

Tujuan Office Automation:

• Menghindari biaya, komputer tidak dapat menggantikan pegawai saat ini, tetapi setidaknya menunda penambahan poegawai yang diperlukan untuk menangani penambahan beban kerja,
• Pemecahan masalah kelompok, memberikan kontribusi untuk komunikasi antar manajer
• Pelengkap, OA tidak dapat menggantikan komunikasi interpersonal tradisional seperti tatap muka, percakapan telepon, tulisan memo, dan sejenisnya, tetapi OA bersifat melengkapi sehingga jika dikombinasikan dengan media tradisional akan memberikan sinergi.

E. Fokus Potensial pada Konsultasi

Kemunculan konsep kecerdasan buatan (Artificial Intelligence - AI). Bagian dari AI yakni sistem pakar (expert system) menjadi perhatian yang utama. Sistem pakar adalah suatu sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu area, misal sistem pakar dapat menyediakan sebagian bantuan yang sama seperti seorang konsultan manajemen.

Sistem pakar adalah sistem yang berusaha mengadopsi pengetahuan manusia ke komputer. Dimana komputer tersebut ditujukan agar dapat menyelesaikan masalah seperti apa yang biasa dilakukan oleh para ahli. Selain itu di dalam sistem pakar terdapat keuntungan, kelemahan dan bentuk sistem.

         Bagian sistem pakar:

a. User interface, adalah bagian yang memungkinkan manajer mamasukan instruksi dan informasi kedalam dan menerima informasi dari sistem pakar.

·          

                               Input terdapat empat metode, yaitu:

- Menu

- Commands

- Natural Languange

- Customized Interfaces

·       

              Output sistem pakar, antara lain:

- Penjelasan dari pertanyaan

- Penjelasan dari penyelesaian masalah

b. Knowledge base, adalah bagian yang memuat fakta-fakta yang menjelaskan area masalah, dan juga teknik menerangkan masalah yang menjelaskan bagaimana fakta-fakta tersebut cocok satu dengan yang lain dalam urutan yang logis. Istilah problem domain digunakan untuk menjelaskan area masalah.

c. Interference engine, adalah bagian dari sistem pakar yang melakukan penalaran dengan menggunakan isi knowledge base berdasarkan urutan tertentu. Selama konsultasi, interference engine menguji aturan-aturan satu persatu dan ketika kondisi benar naka satu tindakan diambil.

d. Development engine, adalah alat yang digunakan untuk menciptakan sistem pakar, dalam hal ini dua alat yang biasa digunakan adalah bahasa pemrograman dan ES shell.

                Contoh sistem pakar:

• XSEL. Sistem pakar yang bertindak sebagai asisten penjual di agen penjualan komputer DEC, yang membantu pelanggan memilih komputer yang sesuai dengan kebutuhannya.
• MYCIN. Sistem pakar yang dikembangkan di Stanford University tahun 19870-an dengan tujuan membantu petugas medis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan bakteri.
• PROSPECTOR. Sistem yang diciptakan Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seorang ahli geologi.

Bentuk sistem pakar :

·      Berdiri sendiri: Merupakan software yang berdiri sendiri, tidak tergabung dalam software lain.

·      Tergabung: Merupakan bagian program yang terkandung di dalam suatu algoritma (konvensional).

·       Menghubungkan ke software lain: Bentuk ini biasanya merupakan ystem pakar yang menghubungkan ke suatu paket program tertentu, misalnya DBMS.

Keuntungan sistem pakar :

·        Bisa melakukan proses berulang secara otomatis.

·        Menyimpan pengetahuan dan keahlian para pakar.

·        Meningkatkan output dan produktivitas.

·        Meningkatkan kualitas.

Kelemahan sistem pakar :

·        Biaya yang diperlukan untuk membuat dan memeliharanya sangat mahal.

·        Sulit dikembangkan.

·        Sistem pakar tidak 100% bernilai benar.

Daftar Pustaka

Adam, D. R., Power, M. J., & Owles, V.A. (1985). Computer information system development: Design and implementation. South Western: Publishing Co.

Amsyah, Z. (1977). Manajemen sistem informasi. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

Burch, J.G., & Grutnitski, G. (1986). Information system: Theory and practice. Canada: Sony Inc.

Davis, G. B. (1985). Management information systems: Conceptual foundation, structure and development. New York: Mc Graw Hill International.

Fatta, A. H. (2007). Analisis dan perancangan sistem informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

Jones, M. (1980). The practical guide to structured system design. New York: Yourdan Press.

Kadir, A. (2003). Pengenalan sistem informasi. Yogyakarta: Andi Offset.

McLeod, R. (1993). Management information systems: A study of computer based information systems. New York: Mac Millan.

Saliman. (2006). Sistem informasi berbasis komputer. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta.

Scoot, G. M. (1986). Principles of management information systems. New York: Mc Graw Hill International.

Siagian, S.P. (1984). Sistem informasi untuk pengambilan keputusan. Jakarta: Gunung Agung.

Susanto, A. (2008). Sistem informasi akuntansi: Konsep dan pengembangan berbasis komputer. Bandung: Lingga Jaya.